Kontorshubben

Utmaningen

Ett kontorshotell drivs i praktiken av fyra separata leverantörssystem och ett antal kalkylark: ett för passersystemet, ett för bokningen, ett för ekonomin, ett för skyltarna. Ingen av dem pratar med varandra, så samma uppgift matas in flera gånger och ingen vet vad som är sant.

Vad vi byggde

• Rum och kontrakt

  Register över kontor, konferensrum och coworking med kontraktsdatum, in- och utflyttning, vakanser och kommande hyresgäst. Beläggningen är alltid aktuell eftersom den räknas fram ur avtalen.

• Konferensbokning

  Vecko- och dagsvy, återkommande bokningar, möblering, och timbank per hyresgäst som nollställs automatiskt varje månad.

• Fakturering mot Fortnox

  Hyres- och konferensunderlag tas fram i systemet och skickas till bokföringen via Fortnox API, inklusive periodiseringar och koppling av leverantörsfakturor.

• Passersystemet i samma vy

  Integration mot UniFi Access. Den som skriver avtalet sätter också dörrbehörigheten, och besökare får tidsbegränsad access automatiskt.

• Besökshantering

  Inbjudan, SMS-avisering, godkännande, och digital vägvisning fram till rätt rum.

• Digitala skyltar

  Rumsdisplayer och TV-skärmar som paras ihop med en kod, styrs från mobilen och larmar när en skärm tappar kontakt.

• Interaktiva planritningar

  Klickbara våningsplan med statusfärger och vägvisning mellan två punkter i huset.

• Intern kommunikation

  Nyheter med läskvittens, event med anmälan, felanmälan med ärendenummer, FAQ och wiki.

• Daglig drift

  Återkommande rutiner som skapar uppgifter av sig själva, checklistor för in- och utflytt, inköpslistor som personalen når från mobilen.

• Offert till avtal

  Offert med låst ögonblicksbild av villkoren, delbar länk till kunden, avtal, tilläggstjänster och provision till den som tipsat.

Tekniskt värt att nämna

Fem rollnivåer med rättigheter per funktion och åtgärd, genomdrivet på radnivå i databasen. Inloggning med e-postverifiering och tvåfaktor. Ett trettiotal schemalagda jobb sköter fakturering, påminnelser, timbank och nattlig säkerhetskopiering med kvitto i Slack. Systemet har en egen MCP-server, vilket betyder att en hyresgäst kan koppla sin egen AI-assistent till huset och fråga efter lediga rum eller boka konferensrum, med exakt samma behörigheter som på webben.

Resultat

Fyra system och ett antal kalkylark ersatta av ett. Hyresgästerna bokar, felanmäler och tar emot besök själva. Faktureringsunderlaget går direkt in i bokföringen. Systemet är byggt som en plattform för flera fastigheter, så det kan drivas vidare för fler kontorshotell utan ombyggnad.

Bilder